Spielwarenmesse: Hinter den Kulissen: Bereit für das große Event

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Hinter den Kulissen: Bereit für das große Event

von Spielwarenmesse eG

Vorbereitungen bis zur letzten Minute: Bevor Aussteller und Fachbesucher aus aller Welt zur Spielwarenmesse® kommen, arbeitet das gesamte Team noch am letzten Feinschliff.

Wenige Tage vor der Messe. In den Büros der Spielwarenmesse eG brodelt es, während draußen die winterliche Kälte Eisblumen und rote Nasen malt. Eilig flitzen Mitarbeiter über die Gänge und fiebern dem nahenden Messestart entgegen. Alle Ideen, die das Organisationsteam in den letzten Monaten gemeinsam entwickelt und Stück für Stück zum Leben erweckt hat, warten auf ihren großen Auftritt zur 66. Spielwarenmesse®. Mit fliegenden Händen packt das Team knapp eine Woche vor der Messe Kiste um Kiste.

Alle Abteilungen, angefangen vom Projektmanagement, Vertrieb und Marketing bis hin zur Buchhaltung, IT, Presse und Vorstand, räumen ihre Büros, um in das Nürnberger Messezentrum zu ziehen. Bei fast fünfzig Mitarbeitern ein hoher logistischer Aufwand, auch wenn das Gelände nur einen Katzensprung entfernt liegt. „Alle Mitarbeiter müssen auf der Messe genauso gut arbeiten können wie in ihren eigenen Büros. Das ist eine große Herausforderung“, sagt Jens Pflüger, Director IT & Finance der Spielwarenmesse eG, der den Umzug koordiniert. „Unser gesamtes Team zieht auf die Messe, damit Aussteller und Besucher die Möglichkeit haben, ihren jeweiligen Ansprechpartner persönlich anzutreffen.“

The Making of Spielwarenmesse®

Persönlicher Kontakt im Vordergrund

Neben der Belegschaft wandern mehrere Kisten an Arbeitsmaterialen sowie unzählige Informationsbroschüren, Pressemappen und Büroartikel mit auf das Messegelände. Allein das Presseteam befördert zehn randvolle Kartons ins Pressezentrum. Dieses ist für 2.300 akkreditierte Journalisten aus aller Welt der zentrale Knotenpunkt und muss für Fragen und Wünsche der Berichterstatter gewappnet sein. Darum kümmert sich das dreiköpfige Team um Pressesprecherin Kyra Mende. „Die Spielwarenmesse ist die weltweit größte Fachmesse der Spielwarenbranche und zieht die Medien magisch an. Wir kennen viele der Journalisten persönlich. Über die Jahre haben sich auch Freundschaften entwickelt, obwohl wir viele nur einmal im Jahr sehen“, erzählt Mende.

Zur Messe wächst die Mannschaft der Spielwarenmesse eG auf 200 Personen an, die alle vorab geschult werden müssen. Sie unterstützen das Organisationsteam bei den zahlreichen Veranstaltungen, stehen Besuchern wie Ausstellern an den Infocountern bei Fragen zur Seite und helfen bei der Registrierung. „An den Registrierungs-Countern liefen schon so manche Tränen“, berichtet Pflüger. „Es kam auch vor, dass ganze Schulklassen auf uns zustürmten und auf die Spielwarenmesse wollten. Da wir aber eine reine Fachmesse sind, geht das natürlich nicht.“ Doch Pflüger und sein Team konnten die Tränen schnell trocknen. Sie schickten die spielfreudigen Schüler ins Nürnberger Spielzeugmuseum. „Dort können sie die meisten Spielsachen wenigstens ansehen und zum Teil ausprobieren“, freut sich Pflüger.

Die Messe ist für mein Team und mich pure Leidenschaft. An diesen sechs Tagen sind wir Herz und Hand der internationalen Spielwarenbranche. Dieses Gefühl ist unbeschreiblich.

Ernst Kick, CEO Spielwarenmesse eG

„Wir haben in den letzten zehn Jahren ein äußerst kundenfreundliches Einlasskontrollsystem aufgebaut, das die Wartezeiten auf ein Minimum reduziert“, erklärt der IT-Chef. „Bei etwa 76.000 Besuchern und  mehr als 2.800 Ausstellern ist Schnelligkeit ein klares Muss.“ Im Akkord können Eintrittsausweise gescannt und im System erfasst werden. So ist auch eine Auswertung der Aussteller- und Besucherzahlen kein Problem. Die FKM-geprüften Zahlen benötigt dann wiederum das Presseteam, denn spätestens zur Schlusspressekonferenz wollen alle Journalisten eben jene Zahlen erfahren – wie auch der Messechef.

„Natürlich interessiert uns, wie viele Besucher und Aussteller auf unserer Messe waren“, sagt Ernst Kick, CEO der Spielwarenmesse eG. „Doch vor den Zahlen steht das Erlebnis! Die Messe ist für mein Team und mich pure Leidenschaft. An diesen sechs Tagen sind wir Herz und Hand der internationalen Spielwarenbranche. Dieses Gefühl ist unbeschreiblich“, schwärmt Kick.

Eben jenes Gefühl scheinen auch die Aussteller und Besucher zu kennen, von denen viele der Spielwarenmesse® seit Jahrzehnten treu sind. Sie spüren, dass dem Organisationsteam das Messemachen offensichtlich im Blut liegt. „Natürlich benötigt es viele eifrige Hände und nimmermüde Füße, um die Spielwarenmesse® vorzubereiten. Aber wir sind alle Messejunkies und genießen jeden einzelnen Tag“, lächelt Kick. „Ich bin stolz darauf, was mein Team jedes Jahr auf die Beine stellt.“

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