Spielwarenmesse: Hinter den Kulissen: So entsteht die Spielwarenmesse

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Hinter den Kulissen: So entsteht die Spielwarenmesse

von Spielwarenmesse eG

Jeder, der die Spielwarenmesse kennt fragt sich, was macht das Messeteam eigentlich den Rest des Jahres. In einer dreiteiligen Serie bekommen Sie einen Blick hinter die Kulissen der Spielwarenmesse eG. Teil 1: Das ABC der Ideenfindung.

Ein ganzes Jahr für sechs Tage?! Genau so viel Zeit benötigt das Messeteam der Spielwarenmesse eG, um die Spielwarenmesse zu organisieren. Das ist gut vorstellbar. Immerhin ist die Spielwarenmesse mit 2.800 Ausstellern und über 75.000 Besuchern auf 170.000 Quadratmetern die weltweit größte Fachmesse der Branche.

„Eine internationale Leitmesse auszurichten, bedeutet weit mehr als nur Standplätze zu verteilen“, sagt Katharina Janotta, Leiterin des Projektmanagements der Spielwarenmesse eG. „Es steckt viel Arbeit dahinter, die Spielwarenbranche jedes Jahr aufs Neue zu inspirieren. Doch mit einem gut eingespielten Team ist das möglich“. Bereits während der laufenden Messe sammelt das Spielwarenmesse-Team Eindrücke für die kommende Veranstaltung. Diese Impressionen fließen später in die jeweiligen Teamprojekte ein, um sie weiter zu entwickeln.

Jedes Jahr besser werden

Den Bauch noch voller Messegefühle treffen sich alle Mitarbeiter der Spielwarenmesse eG gleich Ende Februar zum Ergebnistag. Hier diskutieren Projektmanagement, Vertrieb, Marketing, Vorstandssekretariat, IT, Finanzen und PR besonders über die Frage: Wie war die Messe und was können wir nächstes Jahr noch besser machen.

Jeder Mitarbeiter berichtet über positive oder auch negative Ereignisse auf der Messe und reflektiert seine Projekte. So wird gewährleistet, dass Ideen, die nicht so gut funktionierten, überarbeitet oder sogar mal begraben werden. Denn nur das jährliche kritische Betrachten aller Aufgaben ebnet den Weg für stetige Weiterentwicklung. Am Ende des Ergebnistages wird festgelegt, welche Projekte in Workshops vertieft werden. Die Zeit kurz nach der Messe ist am wertvollsten, um frische Ideen zu entwickeln. Dafür werden Workshop- Teams gebildet, die sich quer aus allen Abteilungen zusammensetzen. Das garantiert unterschiedliche Ideen und reichlich Vorschläge für die kommende Messe. Bis Anfang April rauchen die Köpfe des Messeteams. Zum Strategietag treffen sich alle Workshop-Teams und tauschen ihre Ergebnisse und Ideen aus.

Attraktiv auf der ganzen Welt

Eben jene Ideen schätzen auch die Aussteller und Besucher der Spielwarenmesse. Etliche Aussteller füllen die Anmeldeunterlagen bereits auf der Spielwarenmesse für die kommende Messe aus. Die wenigen freiwerdenden Flächen werden mit neuen Firmen besetzt. Dafür recherchieren die Projektmanager bereits kurz nach der Messe nach frischen, interessanten Firmen und Produkten. „Es ist wichtig, neue Aussteller zu gewinnen, um die Attraktivität unserer Messe auch weiterhin zu gewährleisten“, weiß Janotta.

Dass die Spielwarenmesse äußerst attraktiv ist, zeigen die 75.000 Fachbesucher, die aus der ganzen Welt anreisen. Aufgrund der vielen Anfragen auf der Messe, wurde 2005 die ExhibitorsLounge ins Leben gerufen. Sie ist der zentrale Treffpunkt für neue oder langjährige Aussteller und für Interessierte, die sich informieren möchten, wo und wie sie ihre Produkte auf der Messe präsentieren können. Alle potenziellen Aussteller werden mit Informationsmaterial und Anmeldeunterlagen für die kommende Messe versorgt.

Darum kümmert sich Janottas zwölfköpfiges Projektmanagement-Team. Jede Produktgruppe wird von einem Projektmanager betreut. Dieser ist Ansprechpartner für die Aussteller, berät sie, plant die Hallen auf und versucht selbst die außergewöhnlichsten Ausstellerwünsche zu erfüllen, ganz nach dem Motto: Geht nicht – gibt’s nicht! „Am Schönsten ist es, nach allen Bemühungen über die Messe zu laufen und zufriedene Gesichter zu sehen. Dann wissen mein Team und ich, dass wir unsere Arbeit gut gemacht haben. Messearbeit ist und bleibt eben Teamarbeit“, resümiert Katharina Janotta.

 

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Spielwarenmesse eG

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